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電話対応のメモが速記のような走り書き、うまくメモしたい!

      2015/07/21

電話対応のメモが速記のような走り書き、うまくメモしたい!

電話対応で用件をメモする際、字のきれいさよりも速記のような走り書きでメモしちゃいますよね。

改めてメモを見て書いてある内容がわからなかったり、書き直さなければならなくて面倒に・・・どうしたらうまくメモすることが出来るのでしょうか?

正確に早くメモするコツや方法を知って自信を持って電話対応しましょう!

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電話対応の時のメモが遅い・・・速記レベルでメモをするには?

漢字を使わない

画数の多い漢字をいちいち書いていたら時間がかかるばかりです。

・平仮名にしても違和感のないものは平仮名
・本来漢字で書くべき単語はカタカナ

に置き換えてしまいましょう。

 

自分だけの記号をつくる

これはやや反則に近いのですが、人に見せない自分のためのメモなら、自分にしかわからない記号があってもよいですよね。書くのに時間がかかる単語を毎回書くよりも、自分にわかりやすい記号をつくっておくと便利です。

例えば、「音楽」と書くより音符記号「♩」と書く方がずっと早いので、自分がノートで「音楽」と書くときはこの置き換えルールを使うと決めるのです。私が使っている例だと、次のような置き換えがあります。

 

簡単な記号へ置き換え

・「携帯電話」→「□(縦に細長い四角)」
・「田中さん」がヒゲを生やしている人なら「^(ヒゲのマーク)」
・「北海道」→「◇(ひし形)」
・「上がる・上昇する」→「↑(上向き矢印)」、「下がる・下降する」→「↓(下向き矢印)」

引用元-文字を早く書きたい!13のコツとポイント | しゃこメモ

電話対応のメモ、ワンポイントとは

【何度も聞き返すのは失礼】…ひと工夫してみましょう

 相手の声が聞き取りにくい場合でも、何度も何度も聞き返すのは失礼にあたります。
とはいえ、重要な内容は必ずきちんと確認しなくてはなりません。そんな時(どうしても聞き返す必要がある場合には)2回めに内容を聞き直す場合には「恐れ入ります。電話が不調のようですので、もう一度お願いできますでしょうか?」など、先方が悪いのではなく機器のせいにする等の工夫をしてみてください。

 先方の名前が聞き取りにくい時に、筆者が実際に電話の対応で使うのは、一度目は「恐れ入ります。もう一度お名前をおうかがいできますでしょうか?」二度目に尋ねる時には「お名前を教えて下さい」と聞く代わりに「失礼ですが漢字でお名前をお書きする場合はどのようにお書きすればよろしいでしょうか?」とお聞きします。同じ質問を二度繰り返さずに済みますし、漢字を教えていただくことで、むしろ聞き取りにくかった名前が逆に明確にわかることが多いようです。

【担当者が戻ったら】確実に伝えるために

 外出していた人、席をはずしていた人が戻ってきたら、「さきほどお電話がありましたよ」とか、「さっき電話が入ってましたよ」など、一声かけてあげると良いでしょう。伝言メモをデスクに貼っておいても担当者がそのまま会議室に入ってしまったり、昼休みで昼食に出てしまう…など、すぐにメモを見ないケースもあります。

引用元-「電話メモ」電話対応メモ・電話応対メモ・伝言メモ・連絡メモ・休み・雛形

電話対応、折り返し電話や伝言を依頼された場合の対応・メモの仕方

折り返しの電話を依頼された場合

相手から折り返しの電話を頼まれた場合は、念のため相手の電話番号を聞いておきます。
「恐れ入りますが、念のためお電話番号を伺ってもよろしいでしょうか」
最後に相手の電話番号と名前を復唱し確認します。
「では復唱させていただきます。×××-××××-××××。○○社の△△様でいらっしゃいますね」
さらに相手が何時頃までこの電話番号の連絡先にいるのか、万一その時間までに名指し人が戻らない場合はどうしたらようかなどを聞いておくことが必要です。
「本日は何時頃までそちらにいらっしゃいますか」
「万一、その時間までに戻らない場合は、いかがいたしましょうか」
最後に自分の名前を名乗りあいさつして電話を切ります。

引用元-知っておきたい電話の取り次ぎ方5つのこと | 実用マナーページ「manapa」

伝言を依頼された場合

相手から伝言を頼まれた場合は、あいづちを打ちながらポイントを復唱し、メモをとります。
伝言を聞き終わったら復唱して確認します。
最後に自分の名前を名乗りあいさつします。
「私××と申します。○○が戻りましたらすぐに申し伝えます。本日はお電話ありがとうございました」
電話を切ったら、名指しされた人宛に用件を伝えるためのメモをつくります。
用件を簡潔に書きますが、相手の様子など、知りえた情報はメモに必ず加えておきましょう。
受付日、時間、受付者名も忘れずに書きます。
メモができたら、名指しされた人の机の上に置き、本人が戻ってきたらすぐに口頭でも伝えます。
相手から伝言がなくても、電話がかかってきたことはメモと口頭で伝えるようにします。

引用元-知っておきたい電話の取り次ぎ方5つのこと | 実用マナーページ「manapa」

電話対応のメモは速記に近い走り書きで読めない!効率化するグッズは?

電話口で用件をメモする際は、字のキレイさや正確さを気にせず、速記に近いスピードで走り書きすることが多い。筆者の場合、あらためて別のメモに清書してから、渡している。同じように、書き取ったメモを書き直して渡す人は少なくないのではないだろうか。

 丁寧ではあるが、このやり方はちょっと無駄な面もある。電話口でメモし、さらにそれを清書する。1回の電話で計2枚のメモを消費してしまっているわけである。それが仮にミスしたコピー用紙であれ、チラシの裏であれ、資源のムダであることに変わりはない。

 こうした場合にオススメなのが、バード電子から発売されている「MemoPad」だ。これは傾斜がついたステンレス製のメモプレートで、ホワイトボード用のマーカーで表面に直接メモできる。表面はホワイトボードと同じようにツルツルしているので、転記し終わったらティッシュやイレーザーを使って消してしまえる。仕組みとしてはホワイトボードと同じで、何度も繰り返して使うことができるのだ。

引用元-3分LifeHacking:電話の内容を効率的にメモする – ITmedia エンタープライズ

これを机上に常備しておけば、電話があった時に手早くメモを取り、紙や付せんに内容を転記した後に消すというスマートなルーティンができあがる。筆圧も少なくて済むので、速記にはもってこいだ。もちろん、資源をムダにすることもない。

 面積は約20×15センチと、小型のマウスパッドほどの大きさを占用。机上スペースを考えると個人的にはもう少し小ぶりでもよいと感じるが、日々たくさんの電話を受けてメモをとる人にはぴったりのサイズなのかもしれない。オフィスの電話機の横に常備しておきたいグッズだ。

引用元-3分LifeHacking:電話の内容を効率的にメモする – ITmedia エンタープライズ

電話対応のメモにも便利!速記用シャープペンとは

芯が折れにくいシャープペンとして人気があるようですが、もともとは速記用のシャープペンだから芯が折れにくいんです。

どうして折れにくいのかというと、一般的なシャープペンの芯が0.5mmなのに対して、プレスマンの芯は0.9mmと極太。さらに、ペン先が強く芯が押されると芯が中に戻るクッション構造になっているから折れ難いんだとか。0.9mmっていう芯の太さも鉛筆のような書き心地で大人の人には好評。

もちろん、世の中には速記の人までは行かなくても、すばやくメモをとらなくてはいけないお仕事の人はいっぱいいるので、上司の指示をメモするサラリーマンや取材が多い記者、電話の応対をするOLだって便利ですよね。それに、たくさん数字をすばやく書き込む簿記の勉強にもぴったりかも。

速記の人の芯がボキボキと折れていたら仕事にならないですもんね。やっぱりその道のプロ用の品は素晴しい。

引用元-スマステで紹介|速記用の折れにくいシャープペン「プレスマン」

twitterの反応


https://twitter.com/neco6neisan/status/616589927304683521

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