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メールの終わり方がわからない!〜目上の人の場合〜

      2015/07/20

メールの終わり方がわからない!〜目上の人の場合〜

目上の人、たとえば上司とのメールで、上手な終わり方がわからずになんとなく文章を終わらせてる・・・それでいいのでしょうか?

メールにも基本的なマナーがあり、特に目上の人には注意が必要です。

社会人として大人として、上手な文章の終わり方を覚えましょう!

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メールや手紙の終わり方、目上の人の場合挨拶文には「結びの言葉」を

目上の人に手紙やメールを送る際は、締めの言葉にも気をつけましょう。
締め言葉でその手紙やメールの印象が大きく変わりますし、気の利いた言葉や季節を表す締めの言葉を送ることで、より印象の良い素敵な文面にできるのです。
それでは締めの文にはどういったものがあるのか見ていきましょう。

健康をきづかう結びの言葉

■皆さまのご健康を心よりお祈り申し上げます。
■ご家族の皆さまのご健康とお幸せをお祈り申し上げます。
■天候不順の折から、十分ご自愛くださいますようお祈り申し上げます。
■暑さ(寒さ)厳しき折りから、くれぐれもお体を大切になさってください。
■お忙しいこととは存じますが、くれぐれもお体には気をつけてくださいませ。
■どうかお元気でお過ごしください。
■お元気で。

仕事関係の相手に使う結びの言葉

■今後のますますのご活躍をお祈りいたしております。
■事業のますますのご発展を心よりお祈りしております。
■お仕事がんばってください
■今後ともよろしくお願いいたします。
■これからもどうぞよろしくお願い申し上げます。
■これからも変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。

目上の方やビジネス関係で使われる結びの言葉

■今後ともご指導賜りますようお願い申し上げます。
■これからも何かとお教えいただきたく、よろしくお願い申し上げます。
■今後とも、これまで同様ご教示いただけますようお願い申し上げます。
■今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
■今後とも、何かとご指導くださいますようお願いいたします。

引用元-目上の人に手紙やメールで挨拶をする時の基本マナー | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

目上の人にも使える!?最後に「!」をつけるメールの終わり方

「答えから申し上げれば、返信する文の最後に<では><ではまた>と、これで最後にしましょうねを暗に告げる言葉を添える。でもこの終わり方には、相手に冷たい印象を与える恐れもあります。そこで夜なら<おやすみなさい>はどうでしょうか。しかしこれはあくまでプライベート用ですね。仕事では適さないとおっしゃるでしょう。そこで、最も一般的なのが<またご連絡さし上げます><近々又、お会いしましょうね>という言葉で<これにて終了>という<合図>を送る事が必要です。

 忙しいビジネスパーソンの中には一日何百、何千というメールに目を通さなければならない人がいます。返信ラリーにつき合う時間は無いのが現状。私の知り合いの編集長は文末にためらう事無く“!”を使います。

 !=以上で終了・続き無し!返信不要・返信迷惑!という気持ちを込め

<ではまた!><ありがとうございました!>の!で閉める。

!の効果は絶大で、さらに返信が来る例は、まれだと言っていました」

 ひょっとして、今後マナー本に「!が文末に付いている時は返信不要」ということを掲載していけば、いつかルールとして定着するかもしれない。

引用元-マナー本では分からない、メールのマナーについて考える (6/6ページ) – 梶原しげるの「プロのしゃべりのテクニック」 : 日経Bizアカデミー

目上の方のメールに「了解」はNG!上手な文章の終わり方

■簡単な文末の場合

この場合は、「取り急ぎ用件のみにて失礼いたします」や「乱筆乱文にてお許しください」という簡単ですみませんというような意味合いの文章を入れなくてはいけません。

手紙でもメールでも変わりません。ただし、お手紙の場合、頭語は「急啓」で始まり結語は「草々」で締めてください。メールの場合は頭語や結語は不要です。しかし、冒頭には必ず、「いつもお世話になっております」などのあいさつ文を入れて、締めには、あいさつ文と署名を入れましょう。

■何かをお願いする場合

メールの返信やお手紙の返事が欲しい場合は、「お返事をいただければ幸いです」や「ご回答お待ちいたしております」というような締めを入れてください。他にも、連絡を期待する場合は、「ご不明な点があればお問い合わせください」や「何かありましたらご連絡ください」などという言葉で終われば良いと思います。

■話が完結している場合

これは相手に、「メールやお手紙のお手間は不要ですよ」と伝えなくてはなりません。「このメールを確認いただければ、返信は不要です」や「何か問題がありましたらご連絡ください」などで、文章を締めてください。

いかがですか?このような文章の使い分けはとても難しいですが、覚えておくと「常識人」であり「きちんとやりとりができる人間」として認めてもらえます。このような文章はどこでも通用するでしょう。ぜひこの機会に、メールや手紙の文章を見直してみてください。

引用元-メールの上手な終わり方「回答は不要です」「乱筆乱文お許しください」 | 「マイナビウーマン」

目上(上司)と良い関係を築く!メールで注意すべきこと

間違いやすい書き出し

 上司からの指示や連絡のメールが来た場合、やってしまいがちな間違いとして多いのが「お疲れ様です。」というものです。気にせずに「こんにちは」の代わりのように使っている方は非常に多いのではないかと思いますが、上司に対して使うのは間違った認識なのです。

 基本的に目上の者に対して「お疲れ様」や「ご苦労様」という言葉は使うべきではありません。年配の上司であればあるほど、失礼だと注意されてしまうかもしれませんので気をつけたいですね。

 上司からメールが来た場合、基本的に「お疲れ様です。」などはいれずに、「かしこまりました。」や「はい、わかりました。」「了解致しました。」などがよいでしょう。これらの文の前に何か付け加えたい、というのでしたら、「メール拝読致しました。」と文のはじめにいれると丁寧になりますし、失礼もないでしょう。

些細な内容でも素早く返信を 

 上司への返信においてよく聞くのが、返信を必要としないような内容でも、
返信はした方が良いのかというものや、すぐに報告できない内容の場合は、結果が出る迄放置してよいのか、などですが、基本的に上司からのメールにはどんな内容であっても気付いたらすぐに返信をするべきです。

 返信を必要としない内容の場合でも、メールをきちんと見ましたよという報告をするべきでしょう。特に長々と返信をする必要はありませんので、「了解致しました。」でもいいですし、内容によっては「ご連絡ありがとうございました。」と感謝を述べるだけでもよいでしょう。返信して嫌な気持ちになる上司はいないかと思いますし、マメに業務に取り組んでいると思ってもらえるかもしれません。

 すぐに報告ができない内容だった場合ももちろん返信しましょう。結果が出るまで待っているのでは遅いのです。現在どういった状況なのか途中経過の報告でも良いですし、確認が必要な場合には「確認した後にご報告致します。」などが良いですね。

引用元-上司とより良い関係を築く!メールの返信をする際に注意しておくべきこと|U-NOTE [ユーノート]

知っておくべき!おとなの「メール日本語」とは

1  1センテンス  1ミーニング

 メールでは長い文章は読みにくい。一つの文章に一つの内容だけを書くようにし、段落の後は1行空けて、見やすくすること。

2  1文は30字を目安にする

 文章が長いと内容も散漫になりがちだ。格式ばった表現や無駄な修飾語、必要のない接続詞などは極力使わずに、短い文に徹する。

× 弊社としては
○ 弊社は

3  用件は先に書けば、理解がしやすい

 依頼のメールなのか、謝罪のメールなのか、用件を先に書くのが、相手の理解を早める秘訣。詳細は次の段落で書けばよい。

4  曖昧な表現はトラブルのもと

 「早めに」「いくつか」など、曖昧な表現を使うのはメールでは厳禁。日時や時間、数量をはっきり書かないと相手も当惑する。

× 今週中
○ 金曜日の17時まで

5  間違いやすい敬語

 「おっしゃる」を「おっしゃられる」と書くなど、二重敬語はよくやりがち。敬語が苦手な人は、丁寧語だけに絞るのが無難だ。

【敬語は丁寧語だけでもOK】
△ 山田さんからメールが参りました
○ 山田さんからメールが来ました

【うっかり敬語】
× ご利用できません
○ ご利用になれません

【敬称】
× 株式会社○○御中 田中様
○ 株式会社○○ 田中様

【二重敬語】
× お聞きになられる
○ お聞きになる

引用元-知っておくべき!おとなの“メール日本語”:日経ウーマンオンライン【大人女子の教養講座】

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