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メールを取引先の会社に複数送る場合の注意点は?

      2015/07/06

メールを取引先の会社に複数送る場合の注意点は?

メールを取引先の会社に送るのにもマナーが必要です。

メールを複数の会社に送るときに注意することは?宛名は?

ビジネスメールの正しいマナーを身に付けましょう。

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メールのマナー、複数の会社に送る場合の宛名の書き方

複数にメールを送る時の宛名の書き方(1)
クライアント・取引先など、同じ会社の複数人へのメールの場合

同じ会社の複数の人にメールを送る場合、

田中様、鈴木様、後藤様

もしくは

田中様
鈴木様
後藤様

といった感じで、名前を並べて書けばOKです。横書きか縦書かはお好みで。名前を書く順番は役職順に書いてくださいね。

複数にメールを送る時の宛名の書き方(2)
2社以上の複数の会社の人にメールを送る場合

メールを送る担当者だけではなく、送り先の会社が2社以上になる時もあります。その場合は、会社ごとに分けて宛名を書くようにします。

A株式会社
田中様、鈴木様

B株式会社
佐藤様

どちらの会社を先に書くかどうかは、仕事における関係によります。A社がクライアントで、B社が同じ仕事を一緒に請けているパートナー企業であれば、当然A社の名前が先に来ます。

引用元-メールのビジネスマナー。宛先が複数ある時の宛名の書き方4パターン

メールの宛名が複数人いるときのルールやコツとは

宛名は必ず全員分を本文に明記

誰宛にメールを送っているかを判別できるよう、必ずメール本文の冒頭に送信先を明記してください。

<書き方例>
株式会社スズキ商事
鈴木様、佐藤様

ToとCcの違いを理解する

Toはその人がメインの宛先である事を指し、Ccは共有する事を示すために活用します。また、Ccでメールを送った場合には、宛名を本文に書く際にもそれがわかる様にするとより親切でしょう。

<書き方例>
株式会社スズキ商事
鈴木様
(Cc:佐藤様)

特定の部署などの数名への一斉送信の場合は「各位」

特定の部署など大人数へメールを一斉送信をする場合、さすがに宛名に全てを書くわけにもいきませんよね? その場合「各位」という言葉を使うと良いでしょう。「各位」は一人一人を敬った言い方のため、個人の名前などは明記する必要はありません。

部署やチームメンバーに送る際には『○○部各位』や『○○の皆様』『関係者各位』等を利用するとより丁寧になります。

複数人の上司へ送るケース

会社内のメールで宛先に上司が複数人いる場合に、宛名をどの様にすれば良いの悩んでしまうかもしれません。

このような時でも、「xxxプロジェクトメンバー各位」や「xx委員会メンバー各位」として構いません。「各位」はそれ自体が尊敬表現のため、社長から平社員まで含まれていても一般的には許容されています。

ただし、場合によって各位を失礼と捉えられる可能性もないとは言えないため、5名程で全員が上司の場合には役職順に全員の名前を明記する方が良いかもしれません。

引用元-メールの宛名が複数人いる時の書き方のルールとコツ | ビジネススキルのことならキャリアパーク

複数人にメールを送るときの宛名の書き方

例1)同一会社(丁寧な送り方)
――――――――――――
○○株式会社
取締役 XX様
商品開発部長 XY様
商品開発部 YZ様
――――――――――――

例2)同一会社(簡易式の送り方)
――――――――――――
○○株式会社
XX様、XY様、YZ様
――――――――――――
【観点】
例1)だと、例を失することはありませんが、少し冗長になります。
ある程度の関係性がある相手であれば、例2)の書き方で十分なので、多くの場合はこれで対応が可能です。
ただし、名前は職位が上の人から順番に並べましょう。

例3)複数会社の複数名
―――――――――――
◎◎株式会社
xx様、xy様
○○販売株式会社
yz様、zz様
―――――――――――
【観点】
宛先が複数会社の場合は、所属会社ごとに名前を列記するのが無難でしょう。この際、会社名は関係性が上の会社(親会社)を先に書くようにします。

引用元-複数人に送る時の宛名の書き方|メールの達人 〜ビジネスメールの書き方集〜

会社へ送るメール、その注意点とは

宛名は略さず正式名称で書く

メールの宛名の書き方では略さず、正式名称で書きましょう。例えば、株式会社や有限会社、アルファベット3文字や略称などの表記が一般的になっている企業でも、ウェブサイトや会社四季報などで調べてきちんと正式社名を書きましょう。

担当者名がわからない場合は「○○ご担当様」と書く

相手先の担当者の部署、役職、氏名がわかる場合は冒頭に明記します。わからない場合には、「XXご担当様」と書きます。宛名は会社名、部署名などの、区切りのよいところで改行しましょう。

宛名の表記ミス

メールの宛名を記載する上で一番気をつけたい点は、表記間違いです。名前はもちろんですが、社名や役職なども変わっている場合もあるので、注意が必要です。

引用元-メールの宛名の書き方における注意点と具体例 | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

ビジネスメール、宛名の書き方について

団体あてで個人名がわからない場合

団体あてで担当者の個人名がわからない場合には、「御中」をつけます。個人名につける「様」の代わりなので、個人名を書く場合には必要ありません。
□□株式会社 営業部 第1営業課御中
また、担当者がわからない場合に、「ご担当者様」としてメールを送ることも可能です。
□□株式会社 営業部 第1営業課 ご担当者様

複数にメール送る場合

同じメールを複数の人に送る場合には、「各位」を使います。この場合、「各位様」とするのは間違いです。各位は皆様方という敬称ですので「様」は必要ありません。
報道関係各位

□□□プロジェクト担当各位

代表アドレスにメールを送る場合

ホームページやパンフレット等に記載された代表アドレスにメールを送る場合には、どの部署にあてたメールなのかを明示します。
□□株式会社 広報部御中

□□□百貨店 紳士服売り場 ご担当者様

引用元-宛名の書き方 : ビジネスメールの書き方講座

ビジネスメールの基本的な考え方、7つの項目

手紙ほど型にはまったものはありませんが、メールにもある程度のテンプレートが存在します。

1.件名
2.宛名
3.挨拶
4.概要
5.本文
6.結び
7.署名

 このような構成が一般的なメールの書き方です。
 またいくら担当者とは仲が良くても、業務連絡として上司に転送される可能性も十分考えられますので、顔文字は厳禁です。

引用元-知らないと恥ずかしいビジネスメールの書き方 – ウェブソク

取引先の人たちの序列がわからない!メールの宛名は?

序列がわからない場合は、無理に名前を入れる必要はないと思います。「関係各位」や「○○営業部の皆様」などにしてメールを送れば、失礼にはあたりません。

その後、返信してきてくれた方が案件の担当者だと思いますので、以降は、その方とやりとりをすればよいのではないでしょうか。もし、全員向けの内容を盛り込んだメールを送る場合は、担当の「○○様」に続けて「皆様」として送ればいいと思います。

ちなみに、ときどき「関係各位様」「○○社長様」などといった宛名を見かけますが、「各位」や「社長」は、それ自体が敬称です。これに「様」をつけると、二重敬語になってしまうのでNG。「関係各位」「○○社長」が正解です。

引用元-取引先の人たちの序列がわからない! メールの宛名、どうやって書く!? ナヤンデーウェンズデー

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